Facturación Electrónica

A través de la implantación de la Facturación electrónica su organización obtendra unos ahorros de 3,48€/factura, a la vez que disminuye las emisiones de CO2 derivadas del proceso de facturación.
La facturación electrónica se aplica en todo tipo de empresas y su fin es el mismo: Agilizar procesos, ahorrar dinero, garantizar la seguridad de los trámites, convertir un trámite engorroso y largo en una operación cómoda, sencilla y fiable.

Ventajas:

  • Evita impresiones porque las facturas se envían en formato electrónico.
  • No acumula papel. Las facturas electrónicas se pueden guardar en CD o en disco duro.
  • Una factura-e no puede modificarse. Para firmar se requiere un certificado digital reconocido por la Agencia Tributaria. El certificado garantiza que el documento no ha sido modificado.
  • Sólo se necesita un certificado digital y la herramienta que permite firmar electrónicamente desde un ordenador.

Aspectos legales:

  • La factura electrónica tiene la misma validez legal que la factura de papel.
  • Cualquier persona física o jurídica puede facturar electrónicamente.
  • Para facturar se requiere un certificado digital reconocido por la Agencia Tributaria.
  • AEAT permite digitalizar todas las facturas empresariales ya existentes en papel y destruir las originales.

Introducción

Entre las herramientas de firma electrónica, aplicadas en entornos de facturación electrónica, puede implantarse diferentes tipos de soluciones en función de las necesidades y tamaño de las organizaciones.

Para pequeños volúmenes se utilizan soluciones que permiten incorporar dentro de un sistema la firma electrónica de forma sencilla como una tarea adicional dentro del flujo de los procesos de una empresa, independiente de la lógica empresarial.

Hay soluciones específicas especialmente indicadas para volúmenes medios de facturación (pymes), de 10 a 300 facturas diarias.

Para las organizaciones cuyo volumen de emisión de facuras es mayor a lo mencionado, se implantan soluciones que incluso pueden llegar a firmar hasta 30.000 documentos cada hora y se aplica en grandes corporaciones y empresas.

La instalación de las herramientas es rápida y sencilla.

Hay diferentes documentos oficiales que determinan la obligatoriedad de realizar la factura en formato electrónico con cualquier organismo del sector público o el Estado.

Para un asesoramiento tanto legal como económico, no dude en ponerse en contacto con nuestros expertos de ITgreen sin ningún compromiso.

Ahorros

Facturación Electrónica - Ahorros

Ahorros medios de la Facturación Electrónica

Definición

Es un equivalente funcional de la factura en papel y consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos.

Facturación Electrónica - Servicios

Servicios de la Facturación Electrónica

Servicios

La flexibilidad y escalabilidad de las soluciones que ofrecemos permite incorporar dentro de cualquier sistema, la firma electrónica de forma sencilla como una tarea adicional dentro del flujo de los procesos de una empresa.

Soluciones

  • Appliance: Es un motor de firma electrónica independiente (plug & play) ideal para medianas y grandes organizaciones. La solución, basada en la arquitectura SOA, se aplica principalmente en entornos de facturación electrónica. Appliance no sólo permite la firma masiva de documentos y la validación de firmas y  certificados, también tiene la posibilidad de incluir el código de barras (PDF417) y del sellado de tiempo, entre otras opciones.
  • Desktop: Es un software que con un sólo clic permite firmar conjuntos de documentos. La última versión del Desktop puede enviar automáticamente los documentos a través de e-mail, leyendo las direcciones desde el propio PDF. Así mismo en entornos de facturación electrónica la herramienta puede incluir un
    PDF417, un código de barras bidimensional que contenga toda la informaciónde la factura.
  • Server: Es un motor de firma masiva que permite firmar hasta 30.000 facturas electrónicas en una hora. Además de firmar, la aplicación puede sellar documentos PDF y securizarlos para evitar su modificación. Al igual que Portafirmas 5.0, puede incluir un PDF417, un código de barras bidimensional que contiene la información de la factura.

Caso de éxito

Facturación electrónica - Caso de éxito

Ahorros - Caso de éxito

Beneficios

  • Aumento Seguridad:
    • Integridad del emisor.
    • Autenticación del emisor.
    • No repudio.
  • Automatización de proceso:
    • Reducción de las tareas reiterativas.
    • Reducción del error humano.
    • Mejor comunicación con los clientes (nuevo canal).
    • Aumento de la coordinación interna.
    • Reducción tiempos de gestión.
    • Simplificación de la gestión.
  • Imagen:
    • Aparecer como empresa puntera en las nuevas tecnologías.
    • Ventaja competitiva y/o comparativa respecto a la competencia.
    • Responsabilidad social corporativa (RSC).
    • Contribución medioambiental.
  • Oportunidades:
    • Acceso a servicios avanzados de financiación y pago (e-factoring, e-conforming).
    • Aumenta los elementos para localizar posibles casos de morosidad.
    • Facilita y acelera la entrega de información en caso de inspección por parte de la Agencia Tributaria.
  • Legislación (Cumplimiento).

Ventajas

Facturación Electrónica - Ventajas

Ventajas de la Facturación Electrónica

Facturar paso a paso

  1. Elaboración de la factura en el ordenador
  2. Conversión de los documentos a PDF
  3. El usuario (mediante la herramienta de firma) introduce la información de su certificado digital
  4. La factura se envía vía email a su destinatario
  5. El receptor pulsa la firma para comprobar la validez del certificado.
    Después archiva la factura

Funcionamiento

Funcionamiento Facturación Electrónica

Funcionamiento de la Facturación Electrónica

Legislación

Orden PRE/2971/2007, de 5 de Octubre, sobre la expedición de facturas por medios electrónicos cuando el destinatario de las mismas sea la Administración general del Estado u organismos públicos vinculados o dependientes de facturas expedidas entre particulares.

LACP (Ley de contratos de las administraciones públicas):

30 Julio 2009 (Transcurridos tres meses desde la entrada en vigor de las normas): La presentación de facturas electrónicas será obligatoria en la contratación con el sector público estatal para las sociedades que no puedan presentar cuenta de pérdidas y ganancias abreviada.

30 de Octubre 2010: Plazo máximo para que todas las facturas sean electrónicas en la contratación con el sector público.

Términos

Facturae: es el formato estándar oficial de factura electrónica en España, Impulsado por el MITC y oficializado por la AEAT en la Orden PRE 2971/2007 con la nomenclatura: AEAT-CCI.

Certificado Digital: Es un documento digital mediante el cual un tercero confiable (una autoridad de certificación) garantiza la vinculación entre la identidad de un sujeto o entidad y su clave pública.

La firma digital: Hace referencia, en la transmisión de mensajes telemáticos y en la gestión de documentos electrónicos, a un método criptográfico que asocia la identidad de una persona o de un equipo informático al mensaje o documento. En función del tipo de firma, puede, además, asegurar la integridad del documento o mensaje.